Общие вопросы

Какую роль выполняет Оператор при обмене электронными документами между двумя организациями? Почему я не могу использовать привычные средства обмена (почту, ФТП и т.п.)?


Ответ на этот вопрос нужно разделить на две части: применительно к обмену электронными счетами-фактурами и для обмена иными документами хозяйственной деятельности.

Согласно п 1.3. «Порядка выставления и получения счетов — фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» (утвержденного приказом Минфина России от 25.04.2011 №50н (далее — Порядок). «…Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (далее — Оператор электронного документооборота)…». Т.е. так решило государство.

Можно предположить, что государственные органы хотят быть уверенными, что обмен таким важным документом налогового учета, как счет-фактура, проводится в строгом соответствии с утвержденным Порядком. Для этого Организации, желающие стать Операторами электронного документооборота, должны будут пройти соответствующую государственную аттестацию, а их программное обеспечение – сертификацию на соответствие требованиям Порядка.

Для других документов, возникающих в процессе хозяйственной деятельности, таких ограничений нет. Организация вправе сама решать, организовывать ли ей систему обмена с контрагентами самостоятельно или воспользоваться сторонним сервисом, предлагаемым Оператором электронного документооборота. Как компания, имеющая 12-летний опыт организации и обслуживания электронного документооборота сотен тысяч предприятий, можем констатировать, что процесс этот непростой. Организации, желающей самостоятельно организовывать систему обмена электронными документами со своими контрагентами, придется решать вопросы:

  • получения согласия контрагентов на отказ от бумажных документов в пользу электронных документов, циркулирующих в системе Организации;
  • обеспечения юридической значимости электронных документов;
  • обеспечения взаимного признания электронных подписей, сделанных сертификатами, которые выпущены, возможно, разными удостоверяющими центрами;
  • согласования форматов документов и регламентов обмена с разными контрагентами;
  • организации архива электронных документов;
  • обеспечения безопасности при обмене документами;
  • обеспечения технической поддержки контрагентов по вопросам, связанным с доставкой документов и криптографическими операциями (ЭЦП, шифрование).

Те, кому это вполне по силам, могут самостоятельно организовать электронный документооборот и использовать привычные средства обмена. Другим гораздо выгоднее воспользоваться профессиональными услугами Операторов электронного документооборота, к которым принадлежит и компания «Такском».

Какими документами мы можем обмениваться с контрагентами?


Какими документами мы можем обмениваться с контрагентами?

В системе Такском-Файлер можно обмениваться следующими документами:

  • Первичные и учетные бухгалтерские документы (договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, накладные, счета-фактуры, приходные ордера и т.п.)
  • Организационные документы (приказы, распоряжения, регламенты, доверенности.)
  • Сопроводительные документы (информационные письма, отчеты, приказы, регламенты, рекламные и другие материалы.)

Возможные типы электронных документов: txt, doc, docx, xls, xlsx, csv, xml, pdf, rtf, htm, html.

Список документов и типов не окончательный и может расширяться при возникновении таких потребностей у наших абонентов.

Каков порядок хранения отправленных и принятых документов?


По умолчанию отправленные и принятые документы вместе с необходимыми подтверждениями хранятся в персональном ящике абонента в системе Такском-Файлер. В хранилище организована удобная система поиска и сортировки. Доступ к хранилищу имеет только его владелец через соответствующие средства аутентификации.

Преимущества и удобство работы

Какие преимущества появятся у нашей компании при использовании системы Такском-Файлер?


Внедрение системы Такском-Файлер имеет неоспоримые преимущества:

  • снижаются затраты на почтовые услуги и ведение архива документов на бумажном носителе (затраты на бумагу, печать, аренду площадей для архива и т.д.);
  • осуществляется оперативный поиск нужного документа, так как все счета-фактуры хранятся систематизированно в электронном архиве;
  • увеличивается скорость передачи (для того чтобы выставить счет-фактуру контрагентам, находящимся в разных городах, потребуются минуты);
  • предотвращаются потери, гарантируется доставка документов;
  • обеспечивается конфиденциальность обмена документами.

По расчетам специалистов компании «Такском», внедрение электронных счетов-фактур поможет сэкономить 60–80% затрат, по сравнению с применяемой традиционной системой бумажного оборота счетов-фактур. Таким образом, бизнес в среднем экономит 1–2% от валового оборота, перейдя с бумажных счетов-фактур на электронные и оптимизируя связанные с этим переходом процессы. Электронные счета-фактуры становятся ключом к автоматизации всей цепочки поставок и эффективного управления финансами предприятия.

Стоит ли подключать систему Такском-Файлер, если наши контрагенты ее не используют?

Для Ваших контрагентов, не являющихся абонентами компании «Такском», мы предлагаем бесплатно зарегистрировать личный кабинет в системе Такском-Файлер, получив статус Лайт-абонента, который позволяет получать документы бесплатно от любого количества пользователей системы.

Кроме того, в системе Такском-Файлер предусмотрен бесплатный доступ для всех участников, имеющих сертификаты ключей электронной подписи, выданных удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверия ФНС России.

Законодательство и юридическая значимость

Будут ли документы, отправленные через Интернет, иметь юридическую значимость?


Все документы, отправляемые через систему Такском-Файлер, имеют юридическую значимость. Это достигается следующими мерами:

  • Система Такском-Файлер разработана строго в соответствии с требованиями законодательства;
  • Все документы подписываются электронной подписью (ЭП). Для формирования ЭП используются только сертифицированные средства криптографической защиты информации. В качестве сертификата ключа подписи используюется только сертификаты, выданные доверенными Удостоверяющими центрами в соответствии с Регламентом оказания услуги;
  • Система Такском-Файлер фиксирует подписанными ЭП подтверждения ми моменты (дату, время) завершения всех этапов документооборота;
  • Типы документов, порядок обмена которыми регламентирован соответствующими государственными нормативными актами, передаются через Такском-Файлер в строгом соответствии с этими актами (пример – обмен счетами-фактурами);
  • Все участники присоединяются к Регламенту, который определяет применение ЭП под документами;
  • При добавлении друг друга в список контрагентов оба участника договариваются между собой о взаимном признании юридической значимости всех электронных документов, которыми они будут обмениваться.

Как быть, если при полном переходе на ЭДО в ряде случаев мы не можем отказаться от документов на бумаге? Например, при грузовых перевозках.


Переход на электронный документооборот никоим образом не запрещает бумажный. Если компании необходим в ряде случаев бумажный документ, то предполагается возможность формирования бумажной копии электронного аналога с заверением такого документа подписью главного бухгалтера и печатью организации.

При наличии электронного счета-фактуры требуется ли дублировать его на бумаге?


Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ «Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде». Cоответственно, счета-фактуры могут быть выставлены только в электронном виде. Именно электронный счет-фактура будет являться «оригиналом» документа.

Если в отправленном счете-фактуре были обнаружены неточности, какие действия предусмотрены по его исправлению (уточнение, замена, отмена)?


Согласно Порядку в случае обнаружения покупателем неточностей к выставленному счету-фактуре он направляет уведомление об уточнении продавцу. Продавец, приняв такое уведомление, исправляет счет-фактуру и снова направляет её покупателю.

То есть, покупатель формирует в электронном виде Уведомление об уточнении, используя возможности Такском-Файлера. Указывает, какие реквизиты полученного счета-фактуры заполнены неверно и почему он отправляет это уведомление продавцу. Продавец на основании уведомления вносит исправления и заново отправляет электронный счет-фактуру покупателю.

Есть ли на сегодняшний день утвержденные формы счетов-фактур?


Да, есть. Такие формы утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 №1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Порядок применения изложен в письме Минфина России от 31.01.2012 № 03-07-15/11.

Когда законодательно будет разрешено обмениваться электронными счетами-фактурами?


23 мая 2012 года вступил в силу Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде». Таким образом, полностью сформирована нормативная правовая база для обмена электронными счетами-фактурами, и такой обмен считается юридически значимым.

Роуминг

Мы используем систему Такском-Файлер. Смогу ли я отправлять документы контрагенту, который обслуживается у другого Оператора электронного документооборота? Или контрагенту, который пока ни к кому не подключен.


В обоих случаях – да.

Наша компания ведет активные переговоры с другими крупными Операторами об обмене документами между нашими абонентами, т.е. о межоператорском взаимодействии. Так что в ближайшее время такая возможность появится. При этом уже сейчас компания «Такском» дает возможность бесплатно зарегистрироваться в системе Такском-Файлер любой организации и получать электронные документы от наших абонентов, независимо от того, является ли организация абонентом другого Оператора или вообще не подключена ни к одному из них.

Интеграционное решение

Наша организация рассылает большое количество счетов-фактур и других документов, нам будет не удобно делать это по одному документу через веб-интерфейс. Если ли возможность автоматически отправлять, например, тысячу документов?


Такая возможность есть.

Наша компания сама имеет схожие проблемы, так как ежемесячно мы рассылаем сотни тысяч документов своим абонентам.

В дополнение к Такском-Файлер мы разработали интеграционное решение «Такском-Ассистент», которое способно управлять пакетной загрузкой и выгрузкой документов.

Достаточно настроить взаимодействие между вашей учётной системой и Такском-Ассистентом, и он все сделает за вас:
сконвертирует в нужный формат → подпишет указанным сертификатом → отправит в Такском-Файлер → проследит за доставкой документа → при необходимости вернет в вашу систему статусы обработки документа

Таким образом, в течение дня можно отправить сотни тысяч документов без малейшего участия пользователя. Проверено на себе, так как мы успешно применяем её с начала года.

Какое решение вы можете предложить для обмена электронными документами непосредственно через 1С?


Совместно с фирмой «1С» мы разработали решение «1С-Такском», позволяющее пользователям программ «1С:Предприятие 8» обмениваться электронными документами.

Основные преимущества:

  • подготовка, отправка, разбор и ввод в «1С», хранение юридически значимых электронных документов (ЭД) реализованы прямо в типовых программах системы «1С:Предприятие 8»;
  • обмен всеми видами ЭД, в т.ч. электронными счетами-фактурами, выполняется одной кнопкой;
  • гарантируемая доставка ЭД адресату;
  • удобное приглашение к обмену электронными документами своих контрагентов: соглашение об электронном обмене формируется за несколько кликов.

Кроме того, в данный момент разрабатываются интеграционные решения для распространенных корпоративных учетных систем, таких как: Axapta, SAP R/3, Oracle, OeBS, SharePoint, DocsVision, Элар Саперион, Directum и для многих других.

Top